Работа с ТСД: инструкции, советы и примеры

Терминал сбора данных — специализированное компактное устройство для автоматизации учетных операций. Несмотря на внешнее сходство, это ни в коем случае не смартфон. Многие производители — Zebra, Datalogic, Intermec, CipherLab — называют его мобильным или мини-компьютером (в открытых источниках когда-то фигурировал специальный термин «портативный» — он устарел). 

Среди основных отличий ТСД от ПК — более высокий уровень герметичности и ударопрочности корпуса, миниатюрные размеры. Ключевой является возможность моментальной мобильной идентификации объектов как по штрихкоду, так и по радиочастотной метке (если используется модификация с RFID-считывателем). Это отличие можно смело называть и преимуществом.

Сегодняшний обзор посвящен работе с ТСД, его функциональности. Мы собрали полезные советы и инструкции.

Как пользоваться ТСД: подготовка устройства

После покупки и распаковки мобильного компьютера необходимо подготовиться к работе с оборудованием и правильно его настроить. Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Изучение инструкции по эксплуатации новых устройств

Если речь идет не о бюджетных китайских моделях, руководство пользователя можно найти в коробке. Внимательно ознакомьтесь с такими пунктами:

• Установка съемного аккумулятора. Батарея может не включаться в базовую поставку. Если АКБ идет в комплекте, то, как правило, упакована отдельно и находится в коробке рядом с основным устройством.

• Включение терминала сбора данных. На 1-ой или 2-ой странице руководства вы найдете схему расположения кнопок, в том числе и навигационных, и подробное описание их назначения. Там же объясняется, как включить ТСД.

• Обновление операционной системы (ОС).

• Настройка мобильного компьютера для считывания штрихкодов. Понадобится инсталляция специализированного ПО, например, DataMobile.

• Применение USB-портов. Подробно изучите особенности соединения устройства с источниками питания и ПК. Кстати, не все модели ТСД оборудуются USB-портами, иногда на них устанавливаются спецразъемы — это плюс, они долговечней: реже ломаются, дольше изнашиваются.

Как работать с ТСД в различных сферах бизнеса

Мобильный компьютер помогает упростить складской учет. Среди плюсов — минимизация ошибок, экономия времени и снижение трудозатрат. Ниже расскажем и покажем на примерах, как работать с ТСД и как его использование помогает при исполнении различных задач.

Считывание и сбор идентификаторов

С момента внедрения обязательной маркировки (ее начало пришлось на 2019-ый), штрихкод — неотъемлемый атрибут любого товара. На каждый экземпляр продукции, подконтрольной «Честному ЗНАКу», наносится идентификатор Data Matrix. 

Чтобы считать товарный код, нужно выполнить такие шаги:

• в специализированном приложении перейти к опции сканирования;

• навести луч считывающего элемента на штриховый код;

• нажать кнопку сканирования.

ТСД распознает, считывает и расшифровывает товарный идентификатор — после этого он сохраняется в памяти устройства. Декодированные сведения о продукции выводятся на дисплей — по каждой уникальной позиции. При использовании соответствующих настроек и фильтров, данные могут выводиться списками.

Важно знать! Особенности работы со сканером в составе ТСД зависят от конкретной модели. Внимательно изучите руководство пользователя. В нем обязательно есть раздел, который рассказывает, как пользоваться сканером в составе ТСД.

Приемка товара

Процесс, систематически проходящий в любой торговой точке. Если это гипермаркет или крупный ресторан, поставки могут приниматься по несколько раз в сутки. Небольшой магазин, например, одежды, обуви, натуральных мехов, принимает товар раз в месяц или даже сезон. Все зависит от специфики бизнеса.

Как проходит процесс:

• Торговая точка снабжает кладовщика мобильным компьютером.

• Менеджер присылает специалисту задание (электронный документ) — прямо на ТСД.

• С помощью устройства сканируются штрихкоды с любых объектов (виды не имеют значения). Среди них — продукция, сырье, инструменты, материалы, даже мебель и ячейки стеллажей, размещенных в складских локациях с адресным хранением. Тем не менее, штриховый код должен быть нанесен на каждую потребупаковку (или непосредственно на продукт).

• После сканирования штрихкода, ТСД автоматически формирует отчет, содержащий сведения обо всех материальных ценностях (МЦ), обработанных кладовщиком.

• Полученные сведения сверяются с указанными в товарно-транспортных накладных (ТТН) и/или УПД (универсальных передаточных документах).

Если выявлена пересортица, в худшем случае партия товара возвращается поставщику, в лучшем — контрагенты договариваются о корректировках сопроводительной документации.

Совет. Если на упаковке или товаре нет штрихкода, его можно быстро распечатать на этикетке, отдав команду непосредственно с ТСД. Обращение к принтеру выполняется через мобильную программу или товароучетную систему, инсталлированную на стационарном компьютере, сервере или ноутбуке.

Адресное хранение

Подходит среднему и крупному бизнесу о складскими локациями большой площади. Важно грамотно их использовать. Для оптимизации рабочего пространства имеет смысл развернуть адресное хранение. Как оно работает:

• Работник склада принимает от менеджера задачу по размещению МЦ.

• Задействуя сканер ТСД, кладовщик, продавец, товаровед или грузчик ищет нужный объект по идентификатору. 

• Обнаружив МЦ, сотрудник отправляет его в соответствующую складскую ячейку.

Это очень удобно. Достоинство такой организации склада — возможность выполнения умного поиска и быстрого нахождения любого объекта.

Совет. Адресное хранение разворачивается на базе той или иной WMS (ware management system) — системы управления складом. Это ПО, которое объединяет бухгалтерский учет и логистику предприятия.

Инвентаризация

Бизнес-процесс, регламентированный приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49. Упрощенная форма инвентаризации выглядит так:

• Сотрудник склада сканирует идентификатор с каждого товарного экземпляра. 

• На экран ТСД выводятся данные о позициях ассортимента: наименования, остатки и прочие. 

• Кладовщик сравнивает фактическое количество МЦ с занесенным в базу товароучетной системы.

Общие правила проведения полной инвентаризации:

• На ТСД создается лист пересчета. Например, документ с названием типа «Инвентаризация № 1».

• Из выпадающего списка, сформированного специализированным софтом, нужно выбрать Ф. И. О. сотрудника, ответственного за проведения соответствующих бизнес-процессов, и нужный склад (если он не один).

• В созданном файле содержится перечень матценностей, которые размещены в конкретной локации. За МЦ отвечает конкретный кладовщик.

• Работник считывает идентификаторы с матценностей, указанных в списке.

• Данные, сохраненные в памяти мобильного компьютера, синхронизируются с товароучетной системой, установленной на стационарном. 

• Чтобы сравнить фактические остатки МЦ с занесенными в локальную информационную базу, формируется ведомость расхождений.

• Товароучетная система автоматически сохраняет вновь созданные отчеты, акты списания и оприходования.

Обратите внимание! Порядок пересчета часто зависит от вида маркировки. После считывания идентификатора каждый уникальный товарный экземпляр заносится в базу данных как самостоятельный элемент. Если номенклатура учитывается как объединяющая одинаковые позиции, код нужно сканировать только с одной из них. По завершении задачи в базу данных загружают остаток и сохраняют изменения.

Основываясь на полученной информации, кладовщики проверяют сроки хранения и годности продукции. МЦ одного типа размещаются в одной общей зоне, если до этого они находились на разных складах.

Важно знать! Сборные грузы учитываются партиями путем сканирования агрегационных кодов. Нажмите на ТСД всего одну клавишу и отправьте вложенные идентификаторы товаров, объединенных в транспортную упаковку, в базу на ПК.

Отгрузка товара

Типовой бизнес-процесс. Проходит по такому алгоритму:

• Менеджер направляет кладовщику задание на комплектацию груза.

• Ответственный сотрудник создает упаковочный лист, выбирает нужные товары для отгрузки заказчику (покупателю).

• Идентификаторы считываются с товаров и вносятся в упаковочный лист для дальнейшей передачи контрагенту.

После этого заполняется отгрузочная документация.

Важно! ТСД не позволяет добавлять в упаковку позиции, не зафиксированные в задаче и не относящиеся к отгружаемым. Мини-компьютер оповещает об ошибке звуковым сигналом.

УПД и/или ТТН, в которых указывается количество товара, составляются до отгрузки партии контрагенту. Задача на комплектацию поставки должна содержать данные о зоне хранения продукции. 

Поиск нужной ячейки выполняется с помощью встроенного в ТСД GPS-модуля.

Перемещение товара между складскими локациями одной и той же торговой точки

Грамотно развернутое адресное хранение предполагает быстрый перенос одной ячейки на другую — с помощью терминала сбора данных и специализированного программного обеспечения. Старое место расположения МЦ изменяют на новое.

Фото и видео

Почти все модели современных мобильных компьютеров оборудованы камерами. Видеомодули делают как ролики, так и фото продукции и упаковки. С помощью терминала сбора данных фиксируются нарушения целостности тары, брак, факты порчи продукта. Сотрудник, который выявил и задокументировал проблемы, отчитывается менеджеру. Последний получает возможность фиксации неудовлетворительного состояние товара и/ или упаковки после приемки.

Режим рации и радио

Он же — PTT (Push To Talk). Чтобы переключить мобильный терминал в этот режим, нужно нажать PTT- клавишу. Охранники, грузчики, водители, приемщики, продавцы, кладовщики и менеджеры поддерживают связь друг с другом на больших расстояниях (до 250 м при наличии устойчивого Wi-Fi-сигнала). Есть встроенная камера — есть и видеосвязь.

Учет спиртного и маркируемой продукции

ТСД помогает автоматизировать учет товаров, прослеживаемых ЕГАИС и «Честным ЗНАКом». При этом мини-компьютеры задействуются для организации всех связанных задач — от производственных до розничных. В паре с принтером этикеток мобильный терминал применяется для поточной маркировки, которая выполняется без отрыва от фабричного конвейера.

С помощью мини-компьютеров:

• оформляются УПД и ТТН — при приемке, отгрузке и перемещении МЦ, комплектации поставок;

• при вводе товаров в оборот;

• при прослеживании движения маркированного продукта по логистической цепочке.

Обратите внимание! Data Matrix, которые размещаются на акцизных марках и используются для маркировки продукции, подконтрольной «Честному ЗНАКу», — это двумерные идентификаторы. Для их считывания подходит только ТСД, оснащенный 2D-сканером.

Автоматизация регистрации граждан

С помощью мини-компьютеров идентифицируют, регистрируют и контролируют:

• посетителей различных мероприятий: выставок, концертов, шоу;

• пациентов стационаров и клиник;

• лечащих врачей, медсестер, сиделок (в некоторых случаях), родственников и друзей, которые приходят навещать больных.

Замена устаревших ценников

ТСД используются для переоценки ассортимента. Бизнес-процесс работает по такой схеме:

• С товара сканируется код (включая маркировочный, весовой).

• На дисплей мобильного терминала выводится фактическая цена, которая подгружается из товароучетной системы.

• Полученная стоимость сравнивается с указанной на ценнике.

• Если обнаруживаются несоответствия, продавец (или другой сотрудник), используя подходящий макет, заменяет данные и отправляет задание на принтер.

Обновленный ценник готов спустя несколько минут.

Минимизация очередей

Scan and Go — маркетинговый инструмент, который представляет собой систему обслуживания покупателей. Принята в Европе. Супермаркеты в России тоже начали ее использовать. Покупателям предлагается действовать по такому алгоритму:

• Взять со стенда ТСД со специализированным мобильным приложением.

• Закрепить его на тележке и начать шоппинг.

• Выбрать нужное изделие и считать с него штрихкод сканером, встроенным в мини-компьютер. На дисплее ТСД высвечиваются цены конкретных товарных позиций, сведения о скидках и акциях, общая стоимость покупки.

• Завершить шоппинг и пройти в кассовую зону.

• Поднести мобильный терминал к монитору POS-системы, развернув сенсорным экраном с отображаемом на нем штрихкодом, в котором зашифрована стоимость покупки. 

• Расплатиться за товары.

Scan and Go сводит время обслуживания покупателя к минимуму. Уже сформированный в процессе шоппинга чек подтверждается на кассе в течение нескольких секунд. Покупателю остается только расплатиться за товары.

Контроль продукции на производстве

Мини-компьютеры помогают автоматизировать основные производственные задачи:

• учет и контроль изготавливаемых изделий;

• прослеживание компонентов, деталей, комплектующих;

• подсчет остатков готовой продукции и сырья.

Модификация мини-компьютера со встроенным DPM-сканером, распознает прямую маркировку — штрихкод, нанесенный прямо на поверхность изделия, детали или комплектующего.

Работа в HoReCa

Многие работники сферы общественного питания и гостеприимства отказались от использования блокнотов и ручек. Теперь их вполне можно заменить мобильными компьютерами. Как можно автоматизировать прием заказа от гостя ресторана:

• Создать на ТСД новую задачу (документ).

• Открыть меню и проконсультировать гостя: рассказать о блюдах (в наличии) и ингредиентах, из которых они приготовлены.

• Получить заказ и сохранить его в специализированном приложении.

• Отправить задание на кухню (поварам).

По готовности блюда, официант обслуживает клиента, а приложение в мобильном компьютере автоматически формирует счет, который можно сразу же распечатать. Специализированная программа, как правило, включает в ценник пункт с чаевыми.

Примечание. В HoReCa, как правило, используются ТСД с большими дисплеями.

Комплектация поставок

Сотрудники супермаркетов и торговых сетей применяют мини-компьютеры, чтобы формировать заказы. Сборка поставки для конечного потребителя выполняется по такому алгоритму:

• На ТСД менеджера создается документ на подбор товаров.

• Документ отправляется кладовщикам (выполняется загрузка файла на их мобильные терминалы).

• Первый кладовщик (в цепочке сборки) маркирует подходящую упаковку временной транспортной маркировкой и начинает собирать заказ.

• Тара (например, коробка) отгружается по маршруту, который значится в задаче.

• Каждый из последующих кладовщиков (в цепочке сборки) подбирает изделия и комплектует заказ для покупателя.

• Менеджер сравнивает фактическую комплектность с указанной в задаче и направляет коробку с товарами в пункт выдачи или службу доставки.

• Покупатель оплачивает и забирает заказ.

Автоматизация бизнес-процессов в транспорте

Самая распространенная операция, которая автоматизируется с помощью ТСД, — контроль потока пассажиров. Помимо этого, с помощью мини-компьютеров ведется:

• учет талонов на парковку;

• регистрация водителей на платных дорогах;

• идентификация владельцев транспортных средств при прохождении техосмотра.

Также мобильные терминалы используются для управления автопарками. Разработчики ТСД выпускают модификации специально для транспортной отрасли. Модели оборудуются DL-сканерами штрихкодов — для быстрого распознавания сведений на водительских удостоверениях.

Примечание. DL — Driver’s License, водительские права в переводе с английского.

Как настроить терминал сбора данных для учета: на примере ПО DataMobile

Для автоматизации товароучета на ТСД необходимо установить профессиональное программное обеспечение. Оно же нужно для интеграции с учетной системой предприятия. 

Компания Сканпорт разработала ПО для устройств на базе Android (поддержка версий для устройств, функционирующих под управлением Windows, прекращена). DataMobile упрощает документооборот и помогает автоматизировать:

• считывание и сбор штрихкодов и RFID-меток;

• адресное хранение;

• мобильную печать;

• инвентаризацию, приемку/отгрузку, перемещение МЦ;

• комплектацию офлайн- и онлайн-поставок;

• составление упаковочных листов;

• подбор по заданию;

• доставку и другое.

Совет. Вы можете сразу купить готовый комплект — ТСД Urovo с уже установленным ПО DataMobile. Это сэкономит вам рабочее время и, возможно, деньги, потому что программно-аппаратные тандемы часто продаются по акции — с хорошими скидками. Мини-компьютеры бренда Urovo неоднократно тестировались с софтом компании Сканпорт и показали отличные результаты.

Преимущества решений DataMobile — параметрические настройки, легкая масштабируемость, возможность групповой работы и обработка баз данных большого объема. Что получает пользователь:

• Простой и удобный интерфейс с UX-подсказками, приятный дизайн. Навыки программирования не понадобятся. Для организации задачи любой сложности, достаточно расставить галочки возле нужных опций.

• Не устраивает текущая версия? Переходите на старшую. Достаточно доплатить разницу в цене — сделать это можно в любой момент.

• Работать над заданиями можно совместно. Документы, распределенные между сотрудниками, подлежат правкам. Ваши коллеги могут вносить в них нужные отметки.

• DataMobile легко обрабатывает базу, включающую до 1 000 000 номенклатур. ПО не виснет и не закрывается.

Вы всегда можете дополнить основное решение модулями DataMobile Маркировка и RFID. ПО совместимо со всеми конфигурациями на базе 1С и интегрируется с ними прямо из коробки. Устанавливать дополнительные справочники и обработки не нужно.

Примечание. У компании Сканпорт и, как следствие, бренда DataMobile, есть конкурент — «Клеверенс». Выпускает специализированное мобильное ПО для торговли и логистики: Склад 15, , Кировка и другие приложения на платформе Mobile SMARTS. Софт «Клеверенс» также предназначен для ТСД.

Как работает терминал сбора данных: чем полезно руководство пользователя

В большинстве случаев инструкция подробно объясняет, как работает терминал сбора данных. Поставки некоторых моделей предусматривают наличие кратких памяток. В документации содержатся схемы и алгоритмы действий:

• по апдейтам ОС, систем безопасности, драйверов, утилит и приложений;

• настройке рабочего стола и соединения с беспроводными сетями;

• прослеживанию технического состояния оборудования и аккумулятора;

• использованию особенностей режимов питания;

• работе с RFID-сканером (если предусмотрен);

• применению поддерживаемых устройством программных, аппаратных функций и технологий: NFC, GPS и других;

• использованию ТСД в PTT-режиме, настройке видеосвязи.

Пользовательская инструкция, как правило, содержит четкие алгоритмы действий по перезагрузке ТСД в экстренных случаях. В руководстве для промышленного устройства, оборудованного клавиатурой, разъясняется как выполнить «горячую» замену блока с кнопками и/или батареи.

Совет. Разработчики специализированного программного обеспечения часто публикуют на своих сайтах инструкции по эксплуатации мобильных компьютеров, в том числе снятых с производства. Блог производителя может содержать раздел с базой знаний и полезные статьи, а youtube-канал — видео нужной тематики и направленности. Кстати, иногда полезными оказываются и ресурсы ритейлеров. Так, один из сайтов с неплохими обзорами техники принадлежит интернет-магазину kkmsale.ru. При выборе информационного материала можно ориентироваться на его рейтинг. Читатели и зрители охотно ставят лайки (и присваивают звездочки) тем статьям и видео, которые помогли в решении проблем, полезным инструкциям по работе с ТСД на складе.

Советы по работе с ТСД: особенности мобильных компьютеров

ТСД считаются профессиональными устройствами — у каждой модели свои особенности: как функциональные, так и конструктивные. Подготовьтесь к работе с ТСД — внимательно изучите инструкцию:

• Отсек для батареи, как правило, оборудован крышкой с защелками и/или фиксаторами. В руководстве описывается, как безопасно вставить АКБ внутрь корпуса. Для удобства пользователя приводится схема с картинками.

• Устройство для зарядки АКБ и соединение ТСД к ПК тоже имеет свои аппаратные особенности. Обратите внимание на разъемы, модель сетевого адаптера, способ соединения с источниками питания. Так, модели бренда Honeywell можно использовать только с фирменными («родными») аксессуарами. 

• SIM- и SD-карты (памяти), как правило, устанавливаются в одни и те же (совместимые) слоты. Руководство пользователя содержит подробные схемы подключения.

• Большинство инструкций по использованию ТСД выпускается с подробными описаниями встроенных сканеров. В документах можно найти не только аппаратные характеристики модулей, но и принцип их работы, правила применения, в том числе штрихкоды для быстрой настройки.

• Известные производители комплектуют ТСД аксессуарами, которые обеспечивают дополнительные удобства при эксплуатации и помогают пользователю продлить срок службы устройства. Среди них — ремни для крепления на руку (запястье), пленки для защиты экрана, пистолетные рукояти, бамперы. 

Вместо подведения итогов — еще несколько советов:

• Благодаря бамперу увеличивается предел высоты, с которой допускается ронять мини-компьютер на бетон без потери функциональности. В некоторых случаях — до 3 м. Это существенный момент для тех, кто использует ТСД на улице или складе с бетонными полами.

• Чтобы эксплуатировать мобильный терминал 24/7, докупите запасную батарею и зарядное устройство. Мультислотовая станция с гнездами для нескольких аккумуляторов позволяет содержать парк одинаковых или совместимых моделей/модификаций мини-компьютеров, часто выпускаемых сериями.

• Некоторые ТСД поставляются без модулей радиочастотной идентификации, но оборудуются разъемами для их установки. Докупите совместимую RFID-насадку — она облегчает учет МЦ.

И последний штрих: залог оптимального выбора ТСД — планирование. Составьте краткий список основных задач, которые необходимо автоматизировать. Учтите особенности вашего бизнеса и условия применения техники на складах или в торговых залах. Это поможет предотвратить излишние затраты и получить в качестве ТСД незаменимый инструмент товароучета. Выбирая оборудование, обращайте внимание на его функциональность и отраслевую специализацию.